Van traditionele dealeromgeving naar een moderne digitale organisatie

Wie aan een Toyota-dealer denkt, denkt aan auto’s, onderhoud en klantcontact. Veel minder zichtbaar is hoe afhankelijk zo’n organisatie achter de schermen is van IT. Werkplaatsplanning, onderdelenbeheer, verkoopprocessen, klantgegevens, e-mail, telefonie, beveiliging, back-ups en de dealerapplicatie WinCar moeten dag in dag uit beschikbaar zijn. Stilstand raakt direct de bedrijfsvoering.

Autobedrijf Wagenmaker was uitgegroeid tot een succesvolle Toyota-organisatie met vestigingen in Apeldoorn, Deventer en Zutphen. De samenwerking met RayFlexCom begon jaren vóór de overname door Van Leussen, toen duidelijk werd dat de bestaande IT-omgeving niet alleen onderhouden moest worden, maar ook klaargemaakt voor de toekomst.

De uitdaging

Zoals bij veel groeiende organisaties was de IT-omgeving door de jaren heen stapsgewijs uitgebreid. De systemen functioneerden, maar de organisatie liep tegen bekende grenzen aan: beperkte standaardisatie, een toenemende afhankelijkheid van IT, groeiende beveiligingseisen, de wens om moderner samen te werken en infrastructuur die aan vervanging toe was.

Het doel was dan ook niet “een nieuwe server plaatsen”. Het doel was een IT-fundament waar de organisatie jarenlang op kon bouwen.

Een opdrachtgever die verder keek dan vandaag

Een belangrijke factor in het succes was de betrokkenheid van Michiel van Walsum. Waar veel organisaties IT pas benaderen als er problemen zijn, dacht Michiel actief mee over de toekomst: Microsoft 365, gebruikersbeheer, toegangsrechten, cloudmigraties en het efficiënter organiseren van processen stonden bij hem al vroeg op de agenda.

In de eerste jaren was hij binnen de organisatie zelf het centrale aanspreekpunt voor IT, met RayFlexCom als technische partner die adviseerde, ontwierp en uitvoerde. Gaandeweg verschoof die rol: RayFlexCom nam steeds meer verantwoordelijkheid over, zodat de organisatie zich volledig kon richten op de eigen bedrijfsvoering.

Het bouwen van een stabiele basis

Eén van de eerste grote projecten was het ontwerpen van een volledig nieuwe server- en netwerkomgeving: een infrastructuur op basis van virtualisatie, gescheiden servernetwerken en centrale beheermogelijkheden, ontworpen voor meerdere vestigingen, veilige externe toegang, centrale authenticatie, goede back-up- en herstelmogelijkheden en toekomstige groei.

Omdat de dagelijkse bedrijfsvoering niet stil mocht vallen, werd de migratie zorgvuldig voorbereid en gefaseerd uitgevoerd. Werkplaatsen moesten kunnen blijven plannen, verkoopadviseurs moesten kunnen blijven werken, onderdelen moesten besteld kunnen blijven worden. Klanten mochten niets merken van wat er achter de schermen veranderde. Daar ligt de echte uitdaging van een geslaagde migratie: niet de techniek zelf, maar het voorkomen van verstoring voor de mensen die ermee werken.

De stap naar Microsoft 365

Al vroeg ontstond de wens om de samenwerking binnen de organisatie verder te professionaliseren. In overleg werd daarom een traject gestart richting Microsoft 365: niet alleen voor e-mail, maar als fundament voor moderne samenwerking en beveiliging. Samen met de klant werkten we rollen, rechten, mailboxen, Teams-structuren en autorisatiemodellen uit.

Het resultaat: meer structuur, betere beveiliging, eenvoudiger gebruikersbeheer, betere samenwerking tussen de vestigingen en meer inzicht in toegangsrechten. Die basis bleek later goud waard.

De overname door Van Leussen

Toen Autobedrijf Wagenmaker onderdeel werd van Autobedrijf Van Leussen, ontstond een nieuwe uitdaging: niet alleen twee organisaties, maar ook twee IT-landschappen moesten naar elkaar toe groeien. Dankzij het voorbereidende werk van de jaren ervoor kon RayFlexCom direct meedenken over de digitale integratie.

Samen met de klant werkten we aan nieuwe e-maildomeinen, gebruikersidentiteiten, beheerstructuren, wifi-netwerken en verdere standaardisatie van de omgeving. Wat daarbij opviel: de focus lag nooit op zo snel mogelijk veranderen, maar op gecontroleerd veranderen. Geen onnodige risico’s, geen grote verstoringen, wel gestructureerd bouwen aan een betere situatie. Dat past bij Toyota, en het past bij ons.

Voorbereiden op de toekomst

Na de organisatorische integratie kwam de volgende stap in beeld: het samenbrengen van de IT-omgevingen van Wagenmaker en Van Leussen, met een belangrijke rol voor de dealer- en garageapplicatie. Samen met de softwareleverancier en de klant werkte RayFlexCom een meerjarige roadmap uit voor de consolidatie van infrastructuur en applicaties, met heldere doelen: hogere beschikbaarheid, betere beveiliging, eenvoudiger beheer en ruimte voor verdere groei.

Vandaag

Waar Michiel in de beginjaren nog veel IT-zaken zelf organiseerde, kan hij tegenwoordig vertrouwen op een vaste groep specialisten die zijn organisatie kent: snel bereikbaar, oplossingsgericht en met oog voor beveiliging. Of, zoals hij het zelf schreef in zijn publieke Google-review:

“Geweldig bedrijf! Zeer precies, staat open voor wensen van de klant, security tot in de puntjes uitgewerkt en vlotte communicatie met medewerkers. Iedereen denkt mee en niks is te gek. Een van de weinige bedrijven waar je van kan zeggen dat er écht niks tussen wal en schip valt. Aanrader!”

Michiel van Walsum, opdrachtgever

Waarom deze samenwerking werkt

Toyota heeft wereldwijd een reputatie opgebouwd rond betrouwbaarheid, kwaliteit en continu verbeteren. Niet door één keer iets goed te doen, maar door jarenlang consequent hetzelfde hoge niveau te leveren. Dat is precies hoe RayFlexCom naar IT kijkt: geen spectaculair project om daarna weer te verdwijnen, maar een langdurige samenwerking waarin infrastructuur, beveiliging, cloud, back-up, Microsoft 365, identiteitsbeheer en strategisch advies samenkomen.

Wat begon als het moderniseren van een IT-omgeving, groeide uit tot een partnerschap waarin RayFlexCom Autobedrijf Wagenmaker en later Van Leussen begeleidde bij digitalisering, modernisering, groei en integratie.

Meer weten over de groep? Bekijk autobedrijfvanleussen.nl. Staat uw organisatie voor een vergelijkbare stap, een migratie, een fusie of een omgeving die aan vernieuwing toe is? Plan een vrijblijvende IT-scan, dan kijken we samen hoe u daar zonder verstoring komt.