“Werkplekbeheer” staat op de website van vrijwel elke IT-dienstverlener, maar wat er precies onder valt, verschilt per partij behoorlijk. De één bedoelt er een helpdesk mee, de ander een volledig beheerde en beveiligde werkplek. Dat maakt vergelijken lastig, en het is precies de reden dat offertes die op papier even duur lijken, in de praktijk heel verschillende dingen leveren.
Hieronder zetten we op een rij wat het inhoudt, wat er meestal níet onder valt, en welke vragen u kunt stellen om partijen eerlijk naast elkaar te leggen.
Wat werkplekbeheer inhoudt
Kort gezegd: de zorg voor alles wat een medewerker nodig heeft om veilig en zonder gedoe te kunnen werken. In de praktijk gaat het om vijf dingen.
Het apparaat zelf. De laptop of pc wordt ingericht, uitgegeven, bijgehouden en aan het eind van zijn leven vervangen. Een beheerde werkplek is bekend bij uw IT-partner, staat in een overzicht en krijgt updates. Een apparaat dat iemand zelf heeft aangeschaft, valt daarbuiten.
Updates en patches. Besturingssysteem en software worden automatisch en tijdig bijgewerkt, zonder dat een medewerker daar zelf aan hoeft te denken of het kan uitstellen.
Beveiliging. Moderne endpointbeveiliging, schijfversleuteling, meervoudige authenticatie en beperkte installatierechten. Dit is het deel waar de verschillen tussen leveranciers het grootst zijn, en waar u het meest op moet doorvragen.
Gebruikers en toegang. Accounts aanmaken bij indiensttreding, rechten aanpassen bij functiewissel en accounts sluiten bij vertrek. Klinkt simpel, maar juist hier ontstaan de meeste beveiligingsgaten: oude accounts die nooit zijn opgeruimd.
Support. Een vast aanspreekpunt voor de dagelijkse vragen en storingen, met afspraken over hoe snel iemand reageert.
Wat er meestal niet onder valt
Net zo belangrijk, want hier zitten de verrassingen achteraf. Vaak buiten de werkplekvergoeding vallen: servers en netwerkapparatuur, telefonie, de hardware zelf (u koopt of least de laptops doorgaans apart), specialistische branchesoftware, projecten zoals een migratie of verhuizing, en advieswerk.
Dat is niet erg, zolang het maar vooraf duidelijk is. Vraag daarom altijd expliciet wat er niet in zit. Een leverancier die daar een helder antwoord op heeft, heeft zijn dienst goed doordacht.
Zelf doen of uitbesteden?
Tot ongeveer tien werkplekken lukt het vaak nog met “die ene collega die er verstand van heeft”. Daarboven wordt dat kwetsbaar: die collega gaat ook op vakantie, wordt ziek en heeft eigenlijk een ander vak.
Uitbesteden is vooral verstandig als u merkt dat updates blijven liggen, niemand precies weet welke apparaten er rondlopen, er geen geteste back-up is, of als vertrekkende medewerkers nog toegang hebben. Dat zijn geen luxeproblemen, dat zijn de dingen waar een incident uit voortkomt.
Andersom: heeft u een eigen IT-afdeling die dit aantoonbaar op orde heeft, dan is volledig uitbesteden zelden nodig. Dan is aanvullende ondersteuning op specifieke onderdelen logischer.
Waar herkent u een goede leverancier aan?
Vijf vragen die in een kennismakingsgesprek snel duidelijkheid geven:
- “Wat zit er niet in?” Zie hierboven. Ontwijkend antwoord is een signaal.
- “Wat doet u proactief, zonder dat ik bel?” Beheer hoort te voorkomen, niet alleen te herstellen. Vraag concreet wat er wordt gemonitord en wat er dan gebeurt.
- “Hoe zit het met beveiliging als standaard?” Is endpointbeveiliging inbegrepen of een meerprijs? Wordt meervoudige authenticatie afgedwongen of alleen geadviseerd?
- “Wat gebeurt er als ik weer wil overstappen?” Een partij die daar ontspannen over is, vertrouwt op zijn eigen werk. Vraag naar de opzegtermijn en of u uw gegevens en beheerrechten meekrijgt.
- “Wie krijg ik aan de lijn?” Bij een kleinere organisatie is dat vaak iemand die uw omgeving echt kent. Bij een groot servicecentrum legt u elke keer opnieuw uit hoe het zit.
En de kosten?
Serieus, proactief werkplekbeheer begint in de markt rond de €35 per werkplek per maand. Maar een kale prijs per werkplek zegt weinig zolang u niet weet wat erin zit: bij de één is support inbegrepen en bij de ander wordt elk telefoontje nagecalculeerd. In wat kost IT-beheer per werkplek? gaan we daar dieper op in, inclusief waar de verschillen vandaan komen.
Tot slot
Werkplekbeheer is geen magie: het is ervoor zorgen dat alledaagse dingen structureel goed gaan, zodat u er niet over hoeft na te denken. De kwaliteit zit in wat er gebeurt op de dagen dat er níets misgaat.
Benieuwd hoe wij het invullen? Lees meer over ons werkplekbeheer, of doe de gratis Security QuickScan om te zien waar uw werkplekken vandaag staan.