IT die meebeweegt met kunst, projecten en mensen

Een culturele organisatie werkt anders dan een traditioneel bedrijf. Het ene moment bestaat Kunstenlab uit een compact vast team; enkele maanden later zijn er tijdelijke medewerkers, stagiaires, projectleiders, communicatiemedewerkers, kunstenaars en externe partners actief rond een groot evenement. Voor Kunstenlab is dat geen uitzondering maar het dagelijkse werk, en nergens komt dat sterker naar voren dan rond de IJsselbiënnale: de internationale, tweejaarlijkse buitententoonstelling langs de IJssel die Kunstenlab initieerde. De biënnale wordt georganiseerd door Stichting IJsselbiënnale, een zelfstandige organisatie die samenwerkt met Kunstenlab en daarbij gebruikmaakt van hun faciliteiten, onder meer voor het systeembeheer. Bij de tentoonstelling zijn ruim tachtig partners uit Oost-Nederland betrokken. Na de eerste editie in 2017 volgden 2021, 2023 en de editie van 2025 met het thema “Grenzen”; de vijfde staat gepland voor de zomer van 2027.

Dat ritme stelt bijzondere eisen aan de digitale omgeving. In rustige periodes moet die efficiënt en betaalbaar zijn; in de aanloop naar een editie moet er snel capaciteit bij, zonder losse accounts, onduidelijke rechten of blijvende licentiekosten. En na afloop moet er gecontroleerd worden afgeschaald, terwijl projectinformatie behouden blijft.

Ruim tien jaar samen onderweg

De digitale historie tussen Kunstenlab en RayFlexCom gaat terug tot 2015, toen we al ondersteunden bij Office 365, SharePoint-sites, mailboxen en toegangsrechten. In de jaren daarna groeiden de vragen mee met de organisatie: van toegangsbeheer tot relatiebeheer in SharePoint, en van daaruit naar beveiliging, back-up en de ondersteuning van steeds complexere projecten. Die ontwikkeling kwam niet in één grote sprong: iedere nieuwe projectvorm en beveiligingseis werd gebruikt om de inrichting verder te verbeteren.

Van lokale server naar een flexibele cloudomgeving

De bestaande server was al langer aan vervanging toe, en de keuze speelde dan ook al een tijd: opnieuw investeren in eigen hardware, of de werkomgeving volledig naar Microsoft 365 brengen. Het werd de cloudroute, eind 2021 afgerond: geen nieuwe server, meer flexibiliteit voor samenwerken, thuiswerken en wisselende projectteams, en sindsdien een omgeving die merkbaar soepeler functioneert. Tegelijk werd geïnvesteerd in persoonsgebonden laptops in plaats van oudere tweedehandsapparatuur, en werd telefonie onderdeel van de dienstverlening. Sinds eind 2021 heeft Kunstenlab geen eigen servers meer.

Eén omgeving, twee identiteiten

Binnen de omgeving is direct te zien of iemand voor Kunstenlab of voor de IJsselbiënnale werkt, en ook stagiaires, mensen met kortlopende contracten, externen en projectrollen hebben elk een eigen plek. Dat onderscheid is essentieel: een tijdelijke communicatiemedewerker heeft andere informatie nodig dan de directie, en wie voor beide organisaties werkt, moet niet onnodig twee losse digitale identiteiten (of dubbele licenties) hoeven beheren.

De centrale autorisatiematrix vormt de ruggengraat: daarin staat welke rollen bestaan en welke toegang daarbij hoort, van kernteam en financieel tot aparte IJsselbiënnale-projectgroepen. Wijzigingen lopen sinds 2023 via een gezamenlijk Team met versiebeheer: Kunstenlab bepaalt de rol, de wijziging wordt centraal vastgelegd en door ons verwerkt. Zo bestaat er altijd één leidende versie van wie waar toegang toe heeft.

Opschalen voor de IJsselbiënnale, en daarna weer terug

In de aanloop naar een editie worden medewerkers en projectaccounts toegevoegd en wordt het aantal Microsoft 365-licenties tijdelijk verhoogd; na de piek wordt kritisch bekeken wat nog nodig is. Achter iedere nieuwe gebruiker zitten meerdere keuzes: welke rol, welke toegang, welke licentie, en wat gebeurt er met de informatie wanneer de opdracht eindigt? Door die vragen onderdeel te maken van een vast proces kan Kunstenlab snel opschalen zonder de controle te verliezen.

Kostenbewustzijn hoort daar nadrukkelijk bij. Als stichting kan Kunstenlab gebruikmaken van Microsoft-non-profitlicenties; wij richtten de licentiestructuur daarop in, bewaken dat er geen betaalde licenties worden toegevoegd waar vrije non-profitlicenties beschikbaar zijn, en houden rekening met contracttermijnen, zodat tijdelijke pieken geen permanente kosten worden. Zo sluit de techniek aan bij de financiële realiteit van een culturele stichting.

Identiteitsbeheer als volgende stap

In maart 2025 ging het identity-managementplatform Ydentic live voor Kunstenlab. Tijdens de overgang werden gebruikerswijzigingen centraal afgestemd, en na de technische implementatie volgden controles op rolbeschrijvingen, gevoeligheidslabels en documentatie. Daarmee werd gebruikersbeheer een beheersbaar proces waarin de rol van een medewerker het uitgangspunt is, bij een organisatie met wisselende projectteams van grote waarde.

Beveiliging en herstel, aantoonbaar op orde

De Microsoft 365-inrichting wordt periodiek vergeleken met onze actuele beveiligingsstandaard; in 2026 was Kunstenlab zelfs een van de pilotklanten voor onze vernieuwde Microsoft 365-baseline. En toen in april 2025 risicovolle aanmeldingen bij een gebruikersaccount werden vastgesteld, werd het account direct geblokkeerd en werden actieve sessies ingetrokken, gevolgd door onderzoek. Beveiliging is hier geen product maar een combinatie: identiteit, beperkte rechten, standaarden, monitoring en snelle incidentrespons.

Datzelfde geldt voor continuïteit. Mailboxen, Teams, OneDrive en SharePoint worden aanvullend geback-upt en periodiek op herstel getest, inclusief IJsselbiënnale-onderdelen. Want een cultureel project vertegenwoordigt jaren aan voorbereiding, contacten, financiële informatie en creatief materiaal: alleen bewaren is niet genoeg, terughalen moet bewezen werken.

Meer dan een leveranciersrelatie

De samenwerking heeft ook een lokale, maatschappelijke kant. RayFlexCom ondersteunde in 2024 en 2026 “De Staat Van”, de tentoonstelling waarin tientallen Deventer kunstenaars hun werk presenteren, en is daarbij zichtbaar als vaste ICT-partner van Kunstenlab. Binnen de langdurige samenwerking is directeur Mieke Conijn een herkenbaar gezicht: voor de IJsselbiënnale is zij sinds de eerste editie in 2017 curator van de buitententoonstelling en verantwoordelijk voor fondsenwerving en partners. Samen met haar en het team van Kunstenlab hebben we de werkomgeving door de jaren heen laten meegroeien met de praktijk.

“Bij Kunstenlab zie je goed dat een IT-omgeving niet statisch mag zijn. Rond de IJsselbiënnale kan de organisatie in korte tijd sterk groeien. Dan moeten medewerkers snel kunnen starten, maar moeten rollen, rechten en beveiliging wel kloppen. Onze taak is om die flexibiliteit mogelijk te maken zonder de grip te verliezen.”

Raymond Rothengatter, oprichter en directeur RayFlexCom

Goede IT hoeft binnen een culturele organisatie niet zichtbaar te zijn. Medewerkers organiseren, communiceren en werken samen; kunstenaars en partners krijgen toegang tot wat zij nodig hebben; en wanneer een project groeit, volgt de techniek. Zo kunnen Mieke en haar team zich richten op kunstenaars, tentoonstellingen en publiek, terwijl de techniek betrouwbaar meebeweegt.

Meer weten over Kunstenlab en de IJsselbiënnale? Bekijk kunstenlab.nl en ijsselbiennale.nl. Werkt uw organisatie ook met projectpieken, tijdelijke teams of vrijwilligers? Plan een vrijblijvende IT-scan, dan kijken we hoe uw omgeving veilig kan meebewegen, zonder dat tijdelijke groei permanente kosten wordt.